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Sector Comercial

El Sistema Integral para la Administración y Gestion EMpresarial SIAGEM-ERP es un software altamente escalable enfocado a soportar toda la gestión operativa, administrativa, financiera y comercial de la empresa moderna.

Multicompañía

  • Permite administrar la información COMPLETA (no solo la contabilidad) de varias compañías totalmente independientes.
  • Puede consolidar información financiera de diferentes compañías, en informes.
  • Cada compañía tiene su parametrización definida e independiente, pero se tiene la capacidad de compartir datos comunes sin necesidad de redigitación (ejemplo terceros, tasas de impuestos).

Multisector

  • Los conceptos como plan de cuentas, manejo de impuestos, documentos y transacciones administradas por el sistema no son fijos. Son definidos (tanto en estructura como en nombre), por cada compañía. Esto permite que se acoplen al entorno legal y cultural de todos los sectores.
  • Manejo de Multimoneda. La aplicación puede manejar dos contabilidades en monedas diferentes.
  • Para transacciones en monedas extranjeras puede manejar la transacción haciendo las conversiones y equivalencias automáticamente. Administra el concepto de moneda origen (la que originó la transacción), conversión a una moneda base (ejemplo dólares) y conversión a la moneda local.
  • Administra para operaciones monetarias o de activos fijos, el inventario en su moneda origen, su reexpresión en moneda base (dólares) y valor actual en moneda actual.

Gestión de múltiples unidades contables

  • Manejo de unidades contables (sucursales) y centros de costos que pueden ser asignados a una unidad contable específica o a toda la organización, permitiendo el análisis de información en forma cruzada para conocer la rentabilidad por unidad contable, por centro de costos o por centro de costos de una unidad contable específica

Parametrización contable inteligente

  • Para cada operación del sistema, se define sus contabilizaciones armando una matriz que tiene la lógica del asiento contable. Facilita la implantación del sistema y permite ajustarse a los cambios en forma más dinámica.
  • Para una misma operación, puede contabilizarse de diferentes formas dependiendo de las condiciones del documento o transacción (según el cliente, proveedor, artículo, etc).
  • La matriz contable puede ser de asientos contables (cuentas contables, campos del documento y valor del asiento) o por hechos económicos (tipo de documento, datos del documento, fórmulas y consultas parametrizadas). Cuando es por hechos económicos, la dinámica y lógica de contabilización la define el mismo contador de la empresa, no está en la aplicación.
  • Puede contabilizar cada registro de un movimiento en forma detallada (iva para cada producto) o bien totalizado, según sea el criterio elegido.

Inteligencia de Negocios

  • La información está almacenada para generar informes que pueden ser analizados desde diferentes puntos de vista teniendo en cuenta condiciones de agrupamiento y consolidación (Sucursales, Centros de Costo, Almacenes, Tipos de Monedas, Terceros, Contratos, Fechas o períodos, Tipo de Transacción o documento, Cuentas contables, Conceptos de Impuestos, etc.) por medio del despliegue de cubos de decisión.
  • Muestra los saldos en línea para cada período consultado, el detalle que genera los saldos. Puede comparar diferentes períodos.
  • Permite presentar estadísticas de comportamiento, para cierto grupo de información seleccionada, analizando su comportamiento tanto en datos numéricos como en gráficas (Barras, Pie, etc).
  • Personalización de Informes por parte de los usuarios. Hay consultas que permiten determinar los criterios de consulta, los campos mostrados y el nivel de detalle de los mismos. También se puede navegar desde las consultas, los datos históricos que generaron los datos (ejemplo, en la consulta de contabilidad, se puede consultar el saldo contable de una determinada cuenta, ver todos los asientos, ver de esos asientos los movimientos de todo el comprobante contable con las otras cuentas, etc).

Opera en red local o internet

  • Al ser una aplicación "WEB-SMART Client", cada usuario puede acceder a la compañía ingresando a la aplicación en la red local o desde cualquier parte del mundo con acceso a Internet. El usuario con su portátil, puede llevar su puesto de trabajo donde quiera con la capacidad de obtener un acceso remoto al 100% de la aplicación (no solo a ciertos procesos y consultas) con altos estándares de seguridad y rendimiento y sin utilizar intermediarios.
  • Instalación ultraligera que toma menos de 2 minutos para iniciar a operar.

Gestión documental

  • Permite la digitalización de los documentos administrativos y soportes contables de la empresa que se podrán desplegar tanto en el registro como en la consulta de la información contable evitando la extracción de documentos físicos de la empresa.

Otras características

  • Controla el flujo de información entre los diferentes procesos y funciones de la compañía (finanzas, almacén, compras, ventas, tesorería, recursos humanos de una empresa, etc.).
  • La información es administrada totalmente en línea por todos los módulos y es almacenada en forma integrada.
  • Los datos se ingresan una sola vez a la aplicación, manteniendo la consistencia de información para cada módulo. Cuando un módulo complementario realiza ajustes en un dato compartido, inmediatamente se afectan los datos en los demás módulos relacionados.
  • Disponibilidad de la información en tiempo real en forma confiable, oportuna y precisa (EVITANDO los procesos de sincronización).
  • La información se puede compartir entre las diferentes áreas, manteniendo restricciones de seguridad tanto de acceso como de operaciones permitidas.
  • Herramientas que permiten el control de la compañía, mediante el seguimiento y gestión de cada proceso.
  • Adaptabilidad a diferentes tipos de compañías, dependiendo de la cultura empresarial. Es un sistema altamente parametrizable, lo que permite acondicionar la cultura empresarial al sistema, siempre bajo los principios de las Mejores Prácticas.
  • La oportunidad de información genera mejor servicio al cliente y mayor competitividad. Dar la respuesta oportuna y efectiva del estado de cada proceso facilita la interacción de cada cliente, con cada proveedor y con cada área de la compañía.
  • Diseañador de reportes para personalizar absolutamente todos los reportes del sistema, incluyendo la posiblidad de presentar varios formatos, incluyendo gráficas, para un mismo reporte según las necesidades de presentación.
  • Compatibilidad con paquetes de oficina como Excel, Word, etc., incluyendo facilidad de exportación vía copy/paste.
  • Soporte para la liquidación de impuestos de IVA, ICA, Declaración de renta, Retefuente y ReteICA.
  • Soporte para la generación de información exógena incluyendo el control de operaciones deducibles y no deducibles.
  • Soporta el proceso de transición a Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) , permitiendo contabilizar automáticamente en dos escenarios: bajo el decreto 2649 y bajo NIIF para que se puedan hacer los ajustes requieridos en cada uno de los escenarios. Esta opción es más flexible que si solamente se reclasificaran cuentas para efectos de presentación bajo estándares NIIF.


Módulos

  • Contabilidad: Encargado de administrar toda la información contable requerida para administrar y controlar la compañía así como para cumplir con los requerimientos tanto legales como internos.
  • Inventarios: Permite administrar el kardex y movimientos de los ítems de inventarios. El ítem puede ser Mercancía, Materia Prima, de insumo o consumo o servicios. Manejo del costo de ventas en línea.
  • Compras: Módulo que administra las compras, registrando cada paso desde la cotización pasando por la orden de compra hasta la recepción de los elementos. Interactúa directamente con inventarios.
  • Ventas: Módulo que administra las ventas, registrando cada paso desde la orden de pedido (de nuestro cliente), cotización enviada, facturación y remisión de los elementos vendidos. Interactúa directamente con inventarios.
  • Cuentas por Pagar: Gestiona las cuentas por pagar que tiene la compañía. Administra los compromisos y cumplimientos a las mismas.
  • Cuentas por cobrar: Gestiona los compromisos y cumplimientos a las mismas. En este módulo se controla el saldo y las edades de la cartera.
  • Tesorería: Administra el movimiento de los Bancos y Cajas de la empresa. Es responsable de los comprobantes de egreso, recibos de caja y Conciliación Bancaria.
  • Nómina: Módulo que permite realizar, en forma ágil la liquidación tanto de novedades automáticas (recurrentes) o manuales (no recurrentes), contabilización y pago de la nómina de los empleados, incluyendo cualquier concepto (horas extras, recargos, retenciones, vacaciones, incapacidades, etc.) . Igualmente realiza los provisiones, aportes y deducciones de ley o las acordadas con el empleado.
  • Presupuesto: Administrar y hacer gestión sobre el presupuesto de cada compañía, comparándolo con la ejecución real, que está expresada en el módulo financiero.
  • Activos Fijos: Administra todos los activos de la compañía incluyendo los diferidos, permite llevar el regsitro de los activos de control, escaneo de documentos soporte de la gestión de los activos, permite tener fotos de los mismos y llevar el control de los mantenimientos y de los traslados o salidas de los activos. Realiza los procesos de depreciación en forma automática por centros de costos, unidad contable o en forma individual.
 

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